EVENTI CHE FUNZIONANO: STRATEGIA, ORGANIZZAZIONE E PROMOZIONE EFFICACE – MODALITA’ WEBINAR

COS'È UN EVENTO CHE FUNZIONA

• Strategia e pubblico : tipologie di evento: awareness, fidelizzazione, monetizzazione, brand building. Come si valuta davvero il successo di un evento: oltre il 'quanta gente c'era'. Costruire il profilo del pubblico target e la buyer persona. Errori più comuni di chi organizza senza conoscere il proprio pubblico
• Panoramica tecnica: mappa dei componenti di un evento: audio, luci, spazio, artisti, burocrazia. Come interagiscono le diverse aree: chi dipende da chi. Checklist orientativa: cosa va deciso prima di tutto il resto

BUDGET, FORNITORI E ASPETTI LEGALI

• Costruire il budget: voci di costo fisse e variabili: cosa non dimenticare mai. Come stimare i ricavi attesi prima dell'evento. Break-even point: quanti biglietti o tavoli servono per coprire i costi
• Fornitori: mappa dei fornitori tipici: audio, luci, catering, sicurezza. Come leggere un preventivo tecnico senza essere un tecnico. Segnali di allarme: come riconoscere un fornitore poco affidabile
• Autorizzazioni e SIAE: SCIA, licenze di pubblico spettacolo, deroga acustica: panoramica pratica. SIAE e diritti d'autore: quando si paga e quanto. Differenza tra musica dal vivo, DJ set e musica registrata
• Sicurezza e assicurazioni:  obblighi di sicurezza per eventi aperti al pubblico. Polizza assicurativa eventi: cosa copre e quando è obbligatoria. Responsabilità civile dell'organizzatore: i rischi concreti da conoscere. Esercitazione: costruire il budget del proprio evento

COMUNICAZIONE PRE-EVENTO: RIEMPIRE LA SALA

• Piano editoriale:  quante settimane prima iniziare e con quale intensità. Il piano in 3 fasi: annuncio, costruzione dell'attesa, spinta finale. Canali a confronto: social, email, manifesti, passaparola digitale
• Social media per eventi: come creare un evento Facebook/Instagram che converte. Reels, stories e post: format e frequenza ottimali nelle settimane prima. Collaborazioni con profili locali per amplificare la comunicazione gratuitamente
• Email marketing:  costruire e segmentare una lista contatti per eventi futuri. Scrivere un'email di invito che viene aperta e genera azione. Strumenti gratuiti: Mailchimp, Brevo — panoramica e casi d'uso pratici.

TRACCIARE E OTTIMIZZARE LA PROMOZIONE

• QR code e UTM parameters:  QR code dinamici: crearli, usarli e aggiornarli in tempo reale.  UTM parameters: etichettare ogni link per sapere da dove arriva il pubblico. Come collegare volantini, manifesti e bio Instagram a Google Analytics
• Google Analytics e Meta Insights:  Google Analytics: configurazione base per una pagina evento. Leggere traffico, fonti e conversioni in modo semplice. Meta Insights: reach, engagement, costo per click per ogni contenuto
• Leggere i dati in corsa: come aggiustare la comunicazione in corsa leggendo i dati. Segnali da monitorare nelle settimane prima dell'evento. Costruire un report sintetico da una pagina per ogni evento

TECNICA AUDIO: CAPIRE SENZA ESSERE TECNICI

• Come funziona un impianto audio: la catena del segnale: sorgente, mixer, amplificatore, casse. Tipologie di casse: main, monitor, subwoofer — a cosa serve ognuna. Quando serve un fonico professionale e quando si può fare a meno
• Acustica dello spazio e posizionamento: come lo spazio influenza il suono: materiali, forma, volume della sala. Errori comuni nel posizionamento delle casse nei locali. Esempi video: analisi di setup corretti e sbagliati in contesti reali
• Mixer e soundcheck:  controlli fondamentali di un mixer: gain, EQ, monitor send. Gestire più sorgenti: microfono, DJ, strumenti — esempi video commentati. Il soundcheck: come si fa, cosa si verifica e quanto tempo serve
• Problemi tecnici e kit di emergenza: feedback, cali di segnale, distorsione: cause e soluzioni pratiche. Analisi di casi reali attraverso video di eventi con problemi tecnici. Il kit di emergenza: cosa avere sempre

CONTRATTI, NEGOZIAZIONE E ASPETTI PRIVACY:

• Rider e contratti con gli artisti: rider tecnico: cos'è, cosa contiene e come gestirlo. Cachet, rimborsi, hospitality: cosa si può negoziare e cosa no. Clausole fondamentali nei contratti con gli artisti
• Negoziazione con sponsor e partner:  tipologie di sponsor: cash, tecnici, media partner, in-kind. Costruire il dossier di sponsorizzazione: numeri, pubblico, visibilità offerta. Come negoziare visibilità, esclusività e rendicontazione con uno sponsor.
• GDPR e diritto all'immagine:  GDPR e raccolta dati degli ospiti: cosa si può fare e come farlo correttamente. Diritto all'immagine: fotografare e filmare un evento senza problemi legali
• Ticketing, obblighi fiscali e reti locali:  piattaforme di ticketing: obblighi fiscali e gestione degli incassi. Co-organizzazione con altri locali: dividere ruoli, costi e ricavi. Costruire una rete locale di organizzatori: vantaggi pratici e come iniziare