COS'È UN EVENTO CHE FUNZIONA:
Strategia e pubblico : tipologie di evento: awareness, fidelizzazione, monetizzazione, brand building.
Come si valuta davvero il successo di un evento: oltre il 'quanta gente c'era'.
Costruire il profilo del pubblico target e la buyer persona. Errori più comuni di chi organizza senza conoscere il proprio pubblico
Panoramica tecnica: mappa dei componenti di un evento: audio, luci, spazio, artisti, burocrazia.
Come interagiscono le diverse aree: chi dipende da chi.
Checklist orientativa: cosa va deciso prima di tutto il resto
BUDGET, FORNITORI E ASPETTI LEGALI
Costruire il budget: voci di costo fisse e variabili: cosa non dimenticare mai.
Come stimare i ricavi attesi prima dell'evento.
Break-even point: quanti biglietti o tavoli servono per coprire i costi
Fornitori: mappa dei fornitori tipici: audio, luci, catering, sicurezza.
Come leggere un preventivo tecnico senza essere un tecnico.
Segnali di allarme: come riconoscere un fornitore poco affidabile
Autorizzazioni e SIAE: SCIA, licenze di pubblico spettacolo, deroga acustica: panoramica pratica.
SIAE e diritti d'autore: quando si paga e quanto.
Differenza tra musica dal vivo, DJ set e musica registrata
Sicurezza e assicurazioni: obblighi di sicurezza per eventi aperti al pubblico.
Polizza assicurativa eventi: cosa copre e quando è obbligatoria.
Responsabilità civile dell'organizzatore: i rischi concreti da conoscere.
Esercitazione: costruire il budget del proprio evento
COMUNICAZIONE PRE-EVENTO: RIEMPIRE LA SALA
Piano editoriale: quante settimane prima iniziare e con quale intensità.
Il piano in 3 fasi: annuncio, costruzione dell'attesa, spinta finale.
Canali a confronto: social, email, manifesti, passaparola digitale
Social media per eventi: come creare un evento Facebook/Instagram che converte.
Reels, stories e post: format e frequenza ottimali nelle settimane prima.
Collaborazioni con profili locali per amplificare la comunicazione gratuitamente
Email marketing: costruire e segmentare una lista contatti per eventi futuri.
Scrivere un'email di invito che viene aperta e genera azione.
Strumenti gratuiti: Mailchimp, Brevo — panoramica e casi d'uso pratici.
TRACCIARE E OTTIMIZZARE LA PROMOZIONE
QR code e UTM parameters: QR code dinamici: crearli, usarli e aggiornarli in tempo reale.
UTM parameters: etichettare ogni link per sapere da dove arriva il pubblico.
Come collegare volantini, manifesti e bio Instagram a Google Analytics
Google Analytics e Meta Insights: Google Analytics: configurazione base per una pagina evento.
Leggere traffico, fonti e conversioni in modo semplice.
Meta Insights: reach, engagement, costo per click per ogni contenuto
Leggere i dati in corsa: come aggiustare la comunicazione in corsa leggendo i dati.
Segnali da monitorare nelle settimane prima dell'evento. Costruire un report sintetico da una pagina per ogni evento
TECNICA AUDIO: CAPIRE SENZA ESSERE TECNICI
Come funziona un impianto audio: la catena del segnale: sorgente, mixer, amplificatore, casse.
Tipologie di casse: main, monitor, subwoofer — a cosa serve ognuna.
Quando serve un fonico professionale e quando si può fare a meno
Acustica dello spazio e posizionamento: come lo spazio influenza il suono: materiali, forma, volume della sala.
Errori comuni nel posizionamento delle casse nei locali. Esempi video: analisi di setup corretti e sbagliati in contesti reali
Mixer e soundcheck: controlli fondamentali di un mixer: gain, EQ, monitor send.
Gestire più sorgenti: microfono, DJ, strumenti — esempi video commentati.
Il soundcheck: come si fa, cosa si verifica e quanto tempo serve
Problemi tecnici e kit di emergenza: feedback, cali di segnale, distorsione: cause e soluzioni pratiche.
Analisi di casi reali attraverso video di eventi con problemi tecnici.
Il kit di emergenza: cosa avere sempre con sé durante un evento
CONTRATTI, NEGOZIAZIONE E ASPETTI PRIVACY:
Rider e contratti con gli artisti: rider tecnico: cos'è, cosa contiene e come gestirlo.
Cachet, rimborsi, hospitality: cosa si può negoziare e cosa no.
Clausole fondamentali nei contratti con gli artisti
Negoziazione con sponsor e partner: tipologie di sponsor: cash, tecnici, media partner, in-kind.
Costruire il dossier di sponsorizzazione: numeri, pubblico, visibilità offerta.
Come negoziare visibilità, esclusività e rendicontazione con uno sponsor.
GDPR e diritto all'immagine: GDPR e raccolta dati degli ospiti: cosa si può fare e come farlo correttamente.
Diritto all'immagine: fotografare e filmare un evento senza problemi legali
Ticketing, obblighi fiscali e reti locali: piattaforme di ticketing: obblighi fiscali e gestione degli incassi.
Co-organizzazione con altri locali: dividere ruoli, costi e ricavi.
Costruire una rete locale di organizzatori: vantaggi pratici e come iniziare
